CASE - Kursadministration

Statens Kvalitets- och Kompetensråd inrättades i januari 1999 som en stabsmyndighet åt regeringen med uppgift att ge stöd i förvaltningsprojekt angelägna frågor. Rådet stödjer statliga myndigheters verksamhetsutveckling genom utbildningar, utvecklingsprogram, seminarier, rapporter, konferenser, utvecklingsprojekt m.m. inom områdena systematiskt kvalitetsarbete, långsiktig kompetensförsörjning och förvaltningskunskap.

Säljarbetet sker i två steg: först mot fastighetsägaren, därefter mot hyresgästerna i fastigheten. I systemet finns företags- och personuppgifter, kontaktuppgifter samt information om fastighetsbestånd och lokalyta.

En fastighet innehåller flera lokaler. Varje lokal har en hyresgäst och ett antal utplacerade objekt. Ett objekt är ett återvinningskärl.

Varje hyresgäst får beställa flera olika typer av återvinningskärl: wellpapp, glas, kontorspapper, sekretess, plastförpackningar och övriga fraktioner. Vid uppstarten görs en uppskattning av hur många tömningar varje kärl kommer att behöva.

Chauffören har sin transportrutt i sin iPhone redan dagen före hämtningen. Då kan han planera hur många nya återvinningskärl som ska med ut, eftersom hyresgästerna löpande beställer fler kärl.

All information han behöver finns i FileMaker Go: kontaktuppgifter till hyresgästerna, portkoder, var kärlen står och övrig relevant information. Väl på plats ser han samtliga hyresgäster sorterade per våningsplan tillsammans med vad som gäller för var och en – antal kärl som ska tömmas, kärl som ska ställas ut samt kärl som ska tas tillbaka.

Varje kärl tittas till. De kärl som behöver tömmas töms och noteras i FileMaker Go med fraktion samt antal kilo.

Vid tömning av farligt avfall skapas ett transportdokument som sparas i FileMaker Go och laddas upp till kundportalen direkt. Hyresgästen kan läsa transportdokumentet innan chauffören har lämnat fastigheten.

FileMaker Go i mobilen är uppkopplad mot samma system som kundtjänst arbetar i, vilket ger båda samma information i realtid.

Hyresgäster kan beställa hämtning av återvinning som inte ryms i ett kärl, till exempel möbler eller whiteboardtavlor. Det kallas extra hämtning.

Kundtjänst skriver en order i FileMaker och får ofta bilder på materialet, vilket gör att både kundtjänst och chaufför kan uppskatta och planera in utrymmet i lastbilen. Chauffören ser ordern, bilderna och informationen om materialet i FileMaker Go. När hämtningen är utförd markeras det på ordern och eventuella ändringar eller tillägg skrivs in direkt.

Sedan 2020 måste alla transporter av farligt avfall rapporteras till Naturvårdsverket. När kravet infördes fanns ingen API-koppling, så all registrering skedde via ett webbformulär. För det här företaget krävdes dessutom tre registreringar för varje transport. Det tog ett par timmar varje dag.

När Naturvårdsverket väl tog sitt API i drift integrerades FileMaker mot det. All rapportering sker sedan dess automatiskt, med en besparing på 2–3 timmars arbetstid per dag.

Transportschemat byggs utifrån antalet hyresgäster, utplacerade kärl och uppskattat antal tömningar. Varje månad kan kundtjänst analysera hur många fastigheter och kärl som töms per transportrutt.

Varje moment loggas med datum och tid: när chauffören kommer till fastigheten, besöker en hyresgäst, tömmer ett kärl samt lämnar fastigheten.

Företaget kör FileMaker 26 och använder plattformens AI-funktioner i transportplaneringen. Analysen bygger på hämtningarnas start- och sluttid, antalet hyresgäster, adress samt ort. Det underlättar arbetet avsevärt jämfört med att gå igenom loggarna manuellt, både när befintliga rutter ska trimmas och när en ny fastighet ska placeras i rätt rutt.

Transportledaren arbetar med Kanban-funktionen som ingår i FileMaker. Varje transportrutt visas i en egen kolumn. När en fastighet tillfälligt behöver flyttas från en rutt till en annan drar man helt enkelt fastigheten mellan kolumnerna. Ett par sekunder senare har chaufförerna den informationen i FileMaker Go.

Samma vy visar extra hämtningar som ännu inte är utförda, vilka som är inplanerade för dagen samt vilka kunder som önskar hämtning under innevarande vecka.

Transportledaren kan också arbeta på lokalnivå. Behöver en enskild lokal flyttas till en annan transportrutt för ett visst datum fungerar det på samma sätt: drag och släpp mellan kolumnerna.

Tidigare skickades information till hyresgäster och fastighetsägare via e-post. Det ersattes av en kundportal där kunderna loggar in via webben dygnet runt. I portalen finns:

• Transportdokument för farligt avfall med uppgift om vad som transporterats, antal kilo samt avfallskod.
• Hämtningsstatistik som datatabell och diagram, med filtrering på datumintervall, fraktion, hämtade kilo och CO2-besparing. Statistiken kan exporteras till Excel med en knapp samt trendanalyseras mot samma period föregående år. Fastighetsägaren kan dessutom filtrera per fastighet och välja mellan hela innehavet eller enskilda fastigheter.
• Rapporteringslogg mot Naturvårdsverket med kvittens-ID från myndigheten.
• Årsrapport som pdf för varje år, innehållande hämtningsstatistik med datatabell och diagram, rapporteringen till Naturvårdsverket med kvittenser samt en konverteringstabell.

Fastighetsägaren ser allt hämtat material för hela fastigheten utan att kunna se vad varje enskild hyresgäst har genererat.

Kundtjänst ser samma dokument som kunderna ser i kundportalen, direkt i FileMaker Pro. Utöver dessa finns ombudsavtal, personuppgiftspolicy och ramavtal uppladdade i FileMaker, tillgängliga med ett klick.

Fastighetsägare, hyresgäster och FM-bolag kan teckna ramavtal. Varje avtal är unikt med egna rabattsatser på varje enskild artikel och fraktion. Systemet hanterar både generella ramavtal och anpassade avtal som bygger på ett generellt avtal, där kundtjänst kan justera rabatten på varje enskild artikel.

Hyresgästen betalar bara för de kärl som töms. Ingen hyra tas ut för själva kärlet.

Inför månadsfaktureringen summeras all hämtningsstatistik: antal tömningar per fraktion, extra hämtningar och övriga poster. Priset räknas ut för varje enskild artikel och kund utifrån det ramavtal kunden har. Alla fakturor skapas i FileMaker och överförs därefter till Fortnox för automatisk bokföring.

FileMaker är integrerat med Fortnox även för inbetalningar, så att kundtjänst hela tiden har hela bilden av kundrelationen. Ligger en kund efter med betalningen syns det direkt på kundkortet. När kunden ringer för att beställa något extra ser kundtjänst förfallna fakturor utan att behöva logga in i ytterligare ett system.

FileMaker med Kundvårdsprogrammet har gett oss en helt ny dimension på arbetet. Idag arbetar administrationen med systemet och använder det fullt ut eftersom det är arbetsinstrumentet för dem. För övriga avdelningar används Kundvårdsprogrammet för informationssökning. Vår administration skulle vara betydligt mer svårhanterad om vi inte hade Kundvårdsprogrammet.

I samband med en lansering av en bok år 2003 – som blev en kioskvältare – sattes systemet på test. Det blev en arbetsanhopning som vi inte hade förväntat oss. Vårt arbete underlättades betydligt. Om vi inte hade fått hjälp av Watzit så hade vi ”dukat under”.